Menjaga hubungan baik dengan pelanggan merupakan salah satu kunci sukses dalam sebuah bisnis. Namun, untuk melakukannya dengan baik tentu tidaklah mudah. Apalagi jika bisnis Anda terus tumbuh dan pelanggan terus bertambah.
Bukan hanya Anda perlu mengelola data pelanggan baru dengan rapi, Anda juga harus menjaga komunikasi dengan pelanggan lama dengan efektif. Untungnya, dengan Customer Relation Management (CRM), pengelolaan data pelanggan bisa Anda lakukan dengan lebih mudah.
Apa itu CRM dan apa saja manfaat CRM untuk bisnis?
CRM atau Customer Relationship Management adalah cara untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan menggunakan data dan informasi yang tertata rapi.
CRM bisa digunakan baik ketika menggaet pelanggan baru atau saat berinteraksi dengan pelanggan lama (existing). Dengan CRM, Anda bisa menambah jumlah pelanggan sambil melakukan upaya customer retention dengan baik.
Tentunya jika kedua tujuan tersebut tercapai, bisnis Anda bisa tumbuh dan profitnya dapat meningkat dengan optimal.
Awalnya, CRM hanya dilakukan secara manual. Misalnya, menggunakan buku catatan atau file spreadsheet untuk mencatat data pelanggan dan riwayat pembelian produk.
Bahkan, cara tersebut masih digunakan hingga saat ini kok. Faktanya, 40 persen pemilik bisnis masih menggunakan CRM manual.
Sebenarnya, penggunaan CRM manual sah-sah saja selama skala bisnis Anda belum terlalu besar. Namun, jika pelanggan Anda sudah banyak, tentu akan menjadi tantangan untuk melakukannya dengan efektif dan efisien.
Nah, seiring kemajuan teknologi, CRM sudah bisa dilakukan secara otomatis dengan bantuan software. Namun, apakah bisnis Anda membutuhkannya? Kapan bisnis perlu menggunakan software CRM?
Sebenarnya, penggunaan CRM manual sah-sah saja selama skala bisnis Anda belum terlalu besar. Namun, jika pelanggan Anda sudah banyak, tentu akan menjadi tantangan untuk melakukannya dengan efektif dan efisien.
Nah, seiring kemajuan teknologi, CRM sudah bisa dilakukan secara otomatis dengan bantuan software. Namun, apakah bisnis Anda membutuhkannya? Kapan bisnis perlu menggunakan software CRM?
Kapan Anda Perlu Menggunakan CRM Software untuk bisnis?
Penggunaan Software CRM akan memudahkan pekerjaan Anda. Demikian, saat ini harganya masih cukup mahal.
Apabila prioritas bisnis Anda adalah mengelola hubungan dengan pelanggan, inilah waktu yang tepat untuk menggunakannya:
Bisnis Semakin Berkembang
Semakin berkembang bisnis Anda, semakin banyak pula konsumennya. Data yang harus Anda kelola pun otomatis akan semakin banyak. Katakanlah awalnya hanya bisnis jasa pembuatan website dengan target pemilik bisnis kecil seperti UMKM.
Kemudian, target berkembang jadi UMKM, perusahaan besar, dan instansi pemerintahan. Hal ini tentu membutuhkan pengelolaan yang lebih efektif.
Belum lagi, komunikasi Anda dengan konsumen tentu akan terus meningkat. Anda tentu membutuhkan akses untuk mendukung proses interaksi dengan pelanggan lebih efektif.
Agar komunikasi dan data konsumen dapat terkelola dengan baik, software CRM bisa jadi solusinya.
Data Pelanggan Kurang Tertata Rapi
Apakah data pelanggan Anda berserakan di banyak tempat seperti email, spreadsheet, atau buku catatan? Tentu akan sulit kalau ingin mencari suatu data, bukan?
Bisa dibayangkan jika jumlah pelanggan Anda sudah banyak. Anda akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari sebuah data penting. Kalau sudah seperti itu, Anda sudah perlu menggunakan software CRM.
Spreadsheet Semakin Sulit Terbaca
Di awal bisnis, Anda mungkin baru menyimpan data-data yang sederhana seperti nama, kontak, dan alamat email saja. Namun, seiring pertumbuhan bisnis, data yang diperlukan semakin banyak dan kompleks.
Kalau Anda menggunakan CRM manual di spreadsheet, data yang lebih detail akan memerlukan lebih banyak kolom. Bukan hanya akan tumpang tindih, untuk mengaksesnya pun bisa jadi akan loading lama.
Memang sih, Anda bisa saja banyak spreadsheet agar aksesnya lebih cepat. Namun, apakah Anda yakin tidak akan bingung dan repot mencari filenya? Dengan sistem yang terintegrasi ala software CRM tentu akan lebih membantu.
Membutuhkan Laporan Penjualan dengan Cepat
Proses pembuatan laporan penjualan secara manual di spreadsheet tentu memakan banyak waktu. Terlebih ada banyak data yang harus diinput. Lalu, bagaimana jika Anda membutuhkannya sesegera mungkin untuk dianalisis? Itu artinya Anda perlu menggunakan software CRM yang mampu memproses banyak data dengan cepat.
Kolaborasi Tim Tidak Berjalan Baik
Ketika tim bisnis masih kecil, komunikasi dan kolaborasi bisa cepat dan mudah dilakukan. Namun, semakin bisnis berkembanga, bisa saja muncul miskomunikasi, baik dalam upaya promosi maupun ketika menangani klien.
Misalnya saja, ketika penanganan pelanggan masih dilakukan manual dan tidak tercatat, Anda mungkin akan menanyakan kendala yang dihadapi dari awal. Ini tentu akan membuat pelanggan semakin marah.
Atau, jika di bisnis pembuatan website Anda, masih mengandalkan WhatsApp dan penanganan klien penting justru tertumpuk dengan pesan lain dan lambat ditangani.
Alhasil, klien bisa saja tidak mau menjadi pelanggan Anda lagi. Jika Anda sering mendapatkan komplain karena komunikasi tim Anda kurang baik, saatnya mencoba menggunakan software CRM.
Manfaat CRM Software untuk Bisnis Anda
Kalau bisnis Anda sesuai dengan kondisi di atas, software CRM bisa memberikan banyak manfaat yang Anda perlukan. Apa saja itu? Simak penjelasannya berikut ini:
1. Data Pelanggan Terkelola dengan Baik
Software CRM bisa membantu Anda untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis semua data pelanggan Anda. Bahkan, hal ini bisa dilakukan dengan cepat secara otomatis.
Selain itu, Anda bisa melihat data pelanggan Anda secara menyeluruh. Mulai dari profil pelanggan, riwayat pembelian, percakapan dengan tim Anda, peluang di pemasaran, hingga laporan analisisnya. Sebab, semua data berada pada satu sistem yang sama (terintegrasi).
Dengan software CRM, Anda dapat menentukan pelanggan mana yang sebaiknya diberikan penawaran produk dan jenis produk yang tepat untuk mereka.
Tanpa adanya pengelolaan data pelanggan yang baik, Anda tentu akan sulit mengetahui profil pelanggan dan melakukan promosi yang tepat.
2. Memperbaiki Komunikasi antar Tim
Mengingat pentingnya komunikasi, software CRM juga bisa kok dijadikan media komunikasi yang efektif antar tim. CRM memiliki fitur sharing data supaya Anda dapat berkolaborasi dengan tim lain.
Semisal, ada klien yang komplain ketika menggunakan suatu produk dan melaporkannya pada tim CS Anda.
Dengan informasi yang tercatat dengan baik pada sistem, CS lain bisa melakukan follow up dengan menghubungi klien tanpa perlu menanyakan kendalanya lagi.
Selain itu, beberapa CRM juga dilengkapi dengan fitur tag agar Anda bisa menandai rekan Anda pada data tertentu. Ini penting untuk memastikan sebuah penanganan dilakukan oleh orang yang tepat.
3. Membuat Laporan Penjualan Lebih Mudah
Ingin membuat laporan penjualan lebih mudah? Software CRM bisa membantu Anda melakukannya. Software CRM biasanya dibekali fitur khusus untuk melihat aktivitas penjualan bisnis.
Dengan fitur ini, Anda bisa memantau progress penjualan Anda. Bahkan, tak jarang pengecekan laporan hasil penjualan Anda bisa dilakukan dengan sekali klik.
Tanpa menginput data penjualan satu per-satu, langkah analisa dan evaluasi strategi bisnis tentu bisa dilakukan dengan lebih mudah.
4. Mampu Memprediksi Performa Penjualan
Keberhasilan suatu bisnis dapat tercapai melalui strategi pemasaran yang matang. Nah, software CRM juga efektif membantu Anda melihat prediksi penjualan dengan lebih baik.
Berdasarkan hasil report yang Anda analisa sebelumnya, Anda bisa merancang strategi pemasaran yang tepat.
Semisal Anda memiliki berbagai macam produk, Anda dapat mengetahui jumlah pendapatan masing-masing produk dalam kurun waktu per bulan atau per tahunnya.
Anda bisa memilih untuk meningkatkan promosi sebuah produk kalau itulah yang paling laris di pasaran.
5. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
67 persen pembelian produk berasal dari pelanggan yang loyal. Dengan memanfaatkan software CRM, Anda bisa membangun sebuah customer experience yang baik sehingga mereka setia dengan produk Anda. Bagaimana caranya?
Software CRM memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi kontak pelanggan, baik dari web, call center atau melalui tim pemasaran di lapangan.
Informasi ini dikelola dalam satu sistem yang mudah diakses semua department. Jika membutuhkan, setiap orang bisa mengaksesnya sesuai kewenangan.
Sebagai contoh, ada klien yang menghubungi tim CS terkait kendala yang dialami. Karena Anda telah memiliki data produk yang dipakai serta profil klien, tim CS bisa mengatasi problem dengan tepat dan cepat. Klien pun puas karena kendalanya dapat diatasi dengan cepat.
Bagi sahabat UMKM yang memiliki toko online dan offline, ingin dipasang pada kolom matapreneur produk/layanan nya bisa mengirimkan detail deskripsi produk/layanan ke e-mail [email protected] dan juga bisa kunjungi https://www.arahmata.co.id/matapreneur/ untuk melihat beberapa contoh postingan.
